Мне иногда пишут, что летом у бухгалтеров не сезон. Я с этим не согласна по собственной статистике: в июне у меня были новые договоры на сопровождение, в июле — много разовых клиентов и заметная выручка от них, в августе снова пришли новые клиенты.
У бухгалтерской фирмы меняется состав работы. Поэтому один слабый показатель ещё не говорит, что просел весь месяц. Сначала нужно увидеть, какой поток выручки изменился и что именно произошло с работой команды.
Разложите месяц на абонентскую и разовую выручку
В архиве я делила выручку фирмы на абонентскую оплату за ежемесячное сопровождение и работу с разовыми клиентами и частными лицами. Разовую часть тоже раскладывала по направлениям: 3-НДФЛ, другие декларации, квартальные услуги и прочие обращения — отправка отчётности, заявления, справки и консультации.
Такой разбор нужен для одного конкретного сравнения: какая часть месяца изменилась. Если абонентская оплата держится, а разовая работа просела, это одна управленческая ситуация. Если разовая выручка выросла в отчётный период, а команда едва справляется, это другая. Общая строка «выручка» обе ситуации склеивает.
Сначала сравните текущий месяц с планом по каждому направлению. Потом посмотрите, какое направление давало результат в такие же месяцы раньше. В авторском учёте именно по этим разрезам видно, «в каком из направлений деятельность ведется более успешно и в какие месяцы, чтобы принимать меры».
Сверьте месяц с собственной годовой кривой
По архиву автора порядок цифр менялся, но сама кривая выручки оставалась похожей: в отчётные месяцы росла разовая работа, а в остальные периоды приходилось активнее привлекать клиентов на ежемесячное сопровождение. Поэтому сравнивать один месяц с предыдущим мало. Сопоставьте его с тем же периодом прошлых лет и с привычной для фирмы последовательностью.
Разовая выручка планируется по данным прошлых лет. Абонентскую часть можно поставить в план по минимальной сумме действующих договоров. Если текущий месяц отличается от этой картины, запишите, где именно отклонение: в сопровождении, в 3-НДФЛ, в декларациях, в квартальной работе или в прочих услугах.
Месяц с меньшей разовой выручкой может быть обычным для своей точки годовой кривой. Месяц с устойчивым провалом абонентской оплаты требует другого разговора: о клиентах на сопровождении и плане продаж. Вопрос о «сезоне» решается после такого сравнения, а не по одному поступлению на счёт.
Отделите кассовую просадку от слабого результата
После разреза по направлениям проверьте два отчёта. В архиве автор разделяла бюджет денежных средств и отчёт «Доходы и расходы» по начислению: оплата может прийти позже выполненной работы, а деньги могут поступить заранее.
Если денег в этом месяце меньше, сначала посмотрите движение по пятидневкам: какие поступления уже были, какие расходы стоят впереди и где возможен разрыв. Если по начислению месяц тоже слабый, проверьте точку безубыточности. Автор описывала случай, когда ощущение «всё идёт хорошо» не совпало с расчётом: цифры показали месяцы с убытком.
Это два разных решения. Для временного кассового разрыва нужен контроль поступлений и обязательных расходов. Для слабого начисленного результата нужно разбирать выручку и расходы фирмы, а затем пересматривать план. Разницу между этими показателями я подробно разбирала в статье о прибыли бухгалтерской компании.
Выберите действие по причине, которую показали цифры
Если просела абонентская часть, планируйте привлечение клиентов на ежемесячное сопровождение. В авторской статистике именно так менялось действие в периоды, когда отчётная разовая работа уже не поддерживала выручку.
Если выросла разовая работа, сначала проверьте, выдерживает ли её команда. В архиве нагрузку пересматривали при появлении новых клиентов и развитии разового направления; фотография рабочего дня показывала курьерскую работу, бесплатные ответы и другие задачи, которые отнимали время специалистов. Порядок такой проверки описан в статье о загрузке бухгалтерской команды.
Если касса просела при нормальном начисленном результате, держите в поле зрения пятидневный бюджет и задолженность. Если слабым оказался сам начисленный результат, разложите желаемую прибыль на клиентов, средний чек, встречи и нужную выручку по абоненту и разовым услугам — именно такую декомпозицию автор связывала с планом продаж.
Владелец получает рабочее решение, когда видит сразу три вещи: какое направление изменилось, повторяется ли это в годовой кривой и что произошло с деньгами и начислениями. Тогда месяц можно назвать слабым только по подтверждённой причине и выбрать одно действие: работать с сопровождением, разгружать команду или пересчитывать финансовый план.