Владелец бухгалтерской фирмы может видеть деньги на счёте, знать, что клиенты есть и команда работает, но всё равно не понимать, что происходит с прибылью. Абонентская оплата приходит по одной логике, разовые услуги — по другой, а задолженность клиента может оставаться после выполненной работы.
Если смотреть только на поступления и расходы по кассе, результат месяца легко перепутать с движением денег. Поэтому в управленческом учёте нужно держать рядом несколько разных показателей.
Разделите абонентскую и разовую выручку
Внутри бухгалтерской фирмы выручку удобно разделить на абонентскую и разовую. В архиве автора разовые услуги назывались «Розницей». Это не торговля, а работа с бизнесом и частными лицами: 3-НДФЛ, другие декларации, квартальные услуги, отправка отчётности, заявления, справки, консультации и другие отдельные обращения.
Так в каждом месяце видно, какое направление принесло деньги. По абонентскому сопровождению можно заранее понимать минимальную выручку от действующих клиентов. Разовые услуги приходится планировать по данным прошлых лет: в отчётные месяцы обращений обычно больше, в остальные месяцы нужно отдельно смотреть, как поддерживать выручку сопровождением.
Разовую выручку тоже стоит разделить на несколько направлений. Например, отдельно смотреть 3-НДФЛ, декларации, квартальные услуги и прочие обращения. По этому разрезу можно понять, почему меньшая разовая выручка не всегда означает слабый месяц.
Распределите расходы фирмы по видам деятельности
Расходы можно разделить по тем же направлениям, что и выручку. Управленческие расходы распределяются в зависимости от ежемесячной выручки по направлениям.
В расчёт входят расходы самой бухгалтерской фирмы: зарплата и налоги с фонда оплаты труда, аренда. Рабочие системы и привлечённые подрядчики относятся сюда только в той мере, в какой они нужны для работы фирмы.
Расходы клиента не становятся расходами бухгалтерской компании. Но время команды на исправления, ожидание документов, бесплатные ответы и работу сверх договорённости влияет на фактическую нагрузку фирмы. Если это не учитывать, участок может выглядеть прибыльным только потому, что часть работы нигде не отражена.
Как рассчитать себестоимость и цену бухгалтерских услуг →
Смотрите бюджет по пятидневкам
На месяц составляется бюджет денежных средств. В абонентскую выручку можно поставить минимальную сумму от действующих клиентов. Разовую выручку — планировать по данным прошлых лет. Основные статьи расходов вносятся туда же.
В архиве автора фактические расходы добавлялись в бюджет каждые пять дней. Такой ритм помогал видеть, сколько резерва осталось по каждой статье и где появился перерасход. Это рабочая схема контроля, а не обязательный порядок для каждой бухгалтерской фирмы.
Движение денежных средств тоже можно смотреть по пятидневкам: отдельно фиксировать поступления и расходы за каждый такой период. Тогда заранее видно, когда деньги от клиентов могут прийти позже обязательного платежа и где возможен разрыв.
Бюджет и движение денег отвечают на вопрос о ближайших платежах. Для оценки прибыли за месяц нужен другой отчёт.
Сверяйте начисления и оплату
Отчёт «Доходы и расходы» ведётся по начислению. Работа и расходы попадают в тот период, к которому относятся, даже если клиент оплатил позже.
Начисление и оплата могут расходиться. Задолженность клиентов накапливается, и на счёте может быть достаточно денег при слабом результате месяца. Бывает и обратная ситуация: работа уже выполнена и начислена, а оплата ещё не пришла. О порядке действий при такой ситуации — в статье что делать, если клиент не платит бухгалтерской фирме.
Движение денег нужно для ближайших платежей, начисления — для оценки заработанного результата за период. Одним показателем другой не заменить.
Проверяйте точку безубыточности
Точку безубыточности можно считать примерно раз в три месяца и чаще, если резко изменились выручка, команда или расходы. В исходном авторском подходе она считалась по начислениям.
Для бухгалтерской компании эта цифра показывает доход, которым нужно покрыть расходы самой фирмы. Она помогает проверить картину при изменении состава клиентов, команды или расходов. Но сама по себе не превращается в план продаж — его нужно раскладывать отдельно.
Разложите желаемую прибыль на показатели
Декомпозиция начинается с суммы, которую владелец хочет получить. Затем определяются необходимая прибыль, количество клиентов, средний чек, число встреч и обращений, которые должны привести к нужному результату.
Такая последовательность связывает финансовую цель с абонентской и разовой выручкой, продажами и загрузкой команды. План действий появляется из показателей, которые можно проверить.
Отдельно полезно посмотреть, как в бухгалтерском бизнесе можно выстроить систему ценообразования.
Сверяйте прибыль с нагрузкой команды
Финансовой таблицы недостаточно, если не видно, на что уходит время сотрудников. В сводной таблице по клиентам и участкам бухгалтерской работы можно отмечать, где появилась просрочка: один участок выполнен по текущую дату, а другой отстаёт.
Если отставания повторяются, нужно посмотреть фотографию рабочего дня. В течение ограниченного периода сотрудники записывают все дела и время на них: обслуживание клиентов, исправления, курьерскую работу, бесплатные ответы и ожидание документов.
Такая проверка показывает, куда уходит рабочее время. Может оказаться, что специалист занят курьерской работой или другой задачей, которую можно передать. Иногда время съедают бесплатные ответы или исправления.
Фактическую нагрузку команды нужно смотреть до перераспределения функций и после него. Для владельца это часть управления фирмой: определить результат и точки риска, передать понятную зону ответственности и проверить, что изменилось.
Что проверить, если прибыль не растёт
- Разделена ли выручка на абонентскую и разовую?
- Понятно ли, какие расходы есть у компании и как они распределены между направлениями?
- Не накапливается ли задолженность клиентов?
- Что показывает начисленный результат по сравнению с движением денег?
- На каких задачах команда теряет время: переделках, ожидании, бесплатных ответах или работе, которую можно передать?
- Какой доход покрывает расходы фирмы и сколько остаётся до желаемой прибыли?
После такой сверки можно выбрать одно ближайшее действие: проверить задолженность, перераспределить участок, посмотреть процесс обслуживания или пересчитать план выручки.
Финансовый ритм владельца
Бюджет и движение денег можно смотреть по пятидневкам. Доходы и расходы по начислению — ежемесячно. Точку безубыточности — примерно раз в три месяца и после резких изменений. Декомпозицию — раз в квартал или по необходимости.
Так рядом оказываются остаток денег, заработанный результат, задолженность и нагрузка команды. Владелец бухгалтерской компании видит, какой показатель требует следующей проверки.
Другие статьи о финансах и управлении бухгалтерской фирмой — в блоге.