О том, по каким признакам управление фирмой начинает держаться на владельце, я написала в статье про 11 признаков неэффективного управления.
Часто руководитель малого бизнеса занимается всем подряд. В бухгалтерской фирме это могут быть звонки и письма, прайсы и договоры, контроль работы и текущие задачи. Сотрудники уже есть, но владелец всё равно остаётся загружен.
Чтобы начать делегировать, нужно понять, что именно передавать. Сначала выберите один участок и разберитесь, как получить по нему нужный результат. Для этого нужна понятная шпаргалка, по которой сотрудник сможет работать.
Начните с самого простого участка
Найдите самый простой участок, который легко описать. Запишите, что нужно сделать и какой результат получить.
Сначала передайте его самому неопытному помощнику и пока не рассчитывайте, что он сразу всё выполнит идеально. В бухгалтерской фирме много повторяющейся работы: первичка, проверка оформления документов, курьерские задачи и другие ежедневные дела.
Для такой работы помогают чек-листы и карты клиентов. Сотрудника всё равно придётся учить, но порядок работы уже будет перед глазами.
Проверяйте результат по понятному графику
Поручите участок сотруднику и проверяйте результат с заранее установленной периодичностью. Не нужно делать работу за него и постоянно вмешиваться в процесс. Смотрите, что получилось после выполнения инструкции.
Если результат далёк от нужного, упрощайте шпаргалку. Она должна быть понятна человеку, который только начинает работать с этим участком. Такой порядок помогает выстроить обучение сотрудников на конкретной работе.
Проверяйте не только отдельную операцию, но и то, как сотрудник ведёт участок клиента: все ли документы обработаны, соблюдены ли сроки и что осталось незавершённым.
Передавайте вместе с участком и ответственность за него
У владельца бухгалтерской фирмы остаётся много функций: контроль работы, разработка инструкций и регламентов, контроль качества услуг, финансовый анализ и ценообразование.
Для каждой передаваемой функции определите обязанности сотрудника и границы его решений. Сотрудник должен понимать, какой результат от него ждут, какие вопросы он решает сам и когда обращается к владельцу.
Внутренние инструкции, регламенты и чек-листы помогают передавать функции дальше. О разделении внутренних процессов фирмы и работы по конкретному клиенту можно прочитать в статье о регламентах бухгалтерской компании.
После передачи ещё раз проверьте работу
Когда участок передан, снова проверьте, как сотрудники тратят рабочее время и что получается на выходе. Бывает, что особых изменений нет: каждый продолжает работать по привычке и берётся за задачу сам.
Если сотрудник снова возвращает работу владельцу, разберите причину: не хватает инструкции, не определены полномочия или результат проверяется слишком поздно.
После этого можно передавать следующий участок. А фактическую загрузку команды и возможность взять новых клиентов я разбирала в статье о загрузке бухгалтерской команды.