В каждой фирме работу можно распределить по-своему. То, что удобно одной компании, в другой окажется неудобным. Я пробовала разные варианты: сначала делила работу по участкам учёта, потом закрепляла клиентов за сотрудниками.
Сначала часть функций всё равно остаётся у основателя или главного специалиста. Потом их можно постепенно передавать сотрудникам. Важно увидеть, какие участки и функции есть в вашей фирме и кто сейчас за них отвечает.
Сначала разделите работу по участкам
В бухгалтерском труде много рутины, которая повторяется изо дня в день. Проще научить этим операциям менее опытного сотрудника, чем тратить время специалиста на одну и ту же работу.
Когда я нанимала первого сотрудника, я учила её вести кассу, банк и подотчёт. Следующему сотруднику доверила поступление и реализацию. А сама доводила работу до конца, закрывала месяц и делала отчёты.
При такой схеме каждый отвечает за свой участок, а главный бухгалтер видит всю работу целиком и закрывает месяц.
Можно закрепить клиентов за сотрудниками
Сейчас у меня клиенты распределены между сотрудниками. Они доводят работу до закрытия месяца, а главный бухгалтер занимается закрытием, проверкой и подготовкой отчётов.
Отдельный специалист может вести зарплату и кадры по всем клиентам. Такой вариант подходит фирмам, где удобнее собрать один участок у одного человека, чем поручать сотруднику всё ведение клиента.
Схему можно менять, когда фирма растёт или появляются новые направления. Важно смотреть на то, как устроена работа именно у вас.
Когда в фирме появляются новые клиенты или новое направление, прежнее распределение работы может перестать справляться. По своей фирме я вижу это каждый год: меняется объём работы, появляются новые задачи, и приходится заново смотреть, что оставить у специалиста, а что передать дальше.
Начните с общей картины по клиентам и участкам. Если по одним участкам регулярно появляются задержки, а у другого сотрудника есть время на дополнительные задачи, работу пора пересмотреть. Как отдельно посмотреть на загрузку команды, я разбирала в статье о загрузке бухгалтерской команды.
Отдельно распределите дополнительные функции
Кроме ведения учёта, в работе с клиентом часто бывают другие задачи: заполнить и сдать заявление, объяснение или уведомление в ИФНС и фонды, проконсультировать клиента, ответить на вопросы, сделать обмен данными.
На первом этапе я распределяла такие задачи по сложности и времени. То, что не требует большого опыта, можно поручить менее опытному сотруднику.
У меня сейчас многие такие вопросы решает менеджер. Он же следит за выставлением счетов клиентам, их своевременной оплатой, соблюдением графика документооборота и другими подобными вещами.
Посмотрите, как схема работает
Пока не попробуете, не поймёте, какой вариант удобнее. Передайте сотрудникам часть работы, а потом посмотрите, что изменилось: какие участки освободились у вас, где сотрудникам нужна дополнительная инструкция и что приходится проверять.
Распределение работы связано и с тем, как устроены внутренние правила фирмы. Порядок передачи задач и ответственность сотрудников можно описать в регламентах бухгалтерской компании.
После распределения ещё раз посмотрите, кто за что отвечает. Когда фирма вырастет или появится новое направление, эту схему придётся пересмотреть.