Начинающие бухгалтеры и руководители бухгалтерских фирм могут столкнуться с тем, что услуги клиенту оказаны, а он не платит. Может, и не заплатит никогда. Поэтому порядок оплаты и действия при просрочке лучше продумать заранее.
Если услуга уже оказана
Разовую услугу и ежемесячное обслуживание здесь нужно рассматривать отдельно.
При разовой работе результат можно не отдавать, пока клиент не оплатит услугу. Например, это касается заполнения декларации. Условие об оплате и передаче результата заранее согласуйте с клиентом и включите в договор.
С ежемесячным клиентом нужно смотреть условия договора. В нём можно закрепить срок просрочки, после которого фирма вправе прекратить обслуживание и расторгнуть договор в одностороннем порядке. Если клиент задержал оплату, фирма действует по этому пункту.
Претензии предъявляйте письменно. Это должны быть не угрозы, а цитирование договора и требование оплатить задолженность.
В финансовом учёте фирмы начисления и поступления денег тоже нужно видеть отдельно. Работа уже выполнена, а оплата может прийти в другом периоде. В расчёте прибыли бухгалтерской компании я разбирала разницу между начислением и кассой вместе с задолженностью.
Предоплату тоже закрепите в договоре
Чтобы такие ситуации не повторялись, с клиентами можно работать по предоплате. Пока клиент не заплатил, фирма не начинает работу.
Для разовых бухгалтерских услуг порядок понятный: сначала оплата, потом результат. Для ежемесячного обслуживания заранее определите дату оплаты, срок просрочки и дальнейшие действия фирмы.
В договоре должны быть предусмотрены разные варианты:
- когда клиент оплачивает услугу;
- что происходит при задержке оплаты;
- в какой момент фирма прекращает работу;
- как оформляется требование об оплате;
- что происходит с уже выполненным результатом.
Условия предоплаты и последствия просрочки должны быть прописаны в договоре до начала работы, а не появляться во время конфликта.
Следите за задолженностью по клиентам
Когда клиентская база большая, руководителю приходится регулярно смотреть, кто из клиентов задерживает оплату. В начале дня полезно посмотреть финансы и узнать, кто не заплатил.
В отчёте по доходам и расходам начисления и оплаты могут расходиться. Задолженность иногда накапливается, поэтому одних поступлений денег для оценки ситуации мало. Я сама не сразу пришла к отчёту по начислению: сначала ориентировалась на деньги, потом начала вести оба отчёта ежемесячно.
Если клиент регулярно задерживает оплату, проверьте договор и фактический порядок работы. После этого можно изменить условия оплаты, перейти на предоплату или прекратить обслуживание так, как предусмотрено договором.
Работу с клиентом и его условиями можно рассматривать вместе с оценкой прибыльности конкретного клиента. Если меняются объём и состав услуг, отдельно возникает вопрос стоимости бухгалтерского обслуживания.
Порядок оплаты лучше закрепить заранее и потом действовать по договору. Тогда решение о задолженности принимается по условиям работы и фактам, а не по ситуации, которая каждый раз возникает заново.